PENGETAHUAN

Jika Anda sering menggunakan email untuk bekerja dan berkomunikasi dengan orang-orang terdekat, pasti Anda pernah mengalami kasus ‘kebanjiran’ email.
Bahkan, rata-rata setiap orang menerima lebih dari seratus email setiap harinya dan jumlah ini akan terus bertambah.

Simak tips berikut ini untuk mengendalikan email Anda:

1. Tentukan batas waktu

Berdasarkan laporan dari McKinsey Global Institute, seseorang menghabiskan 28% waktu setiap harinya untuk menulis, membaca dan menjawab email. Kecuali memang pekerjaan Anda adalah menjawab setiap email yang masuk, Anda tidak perlu membalas semua email dengan segera. Berikan waktu khusus selama 15 menit untuk mengurus email setiap 2 jam Anda mengakses internet.

2. Perhatikan baik-baik isi email Anda

Waktu yang dibutuhkan untuk membalas email biasanya lebih lama dibandingkan waktu menulisnya. Perhatikan isi email Anda agar jelas dan tidak membingungkan sehingga mudah dijawab. Beritahukan juga apakah email tersebut perlu dibalas atau tidak.

3. Buat prioritas

Hampir semua layanan email akan menyamaratakan isi email Anda. Fitur-fitur seperti prioritas otomatis, flag, star dan lainnya mungkin membantu, akan tetapi akan lebih baik jika Anda sendiri yang menentukan email mana yang benar-benar penting.

4. Jangan daftarkan email Anda ke layanan yang kurang penting

Jika Anda mendaftar ke situs layanan tertentu, segera tolak atau hapus pilihan ‘updates‘ berupa newsletters atau summary. Hindari sembarangan mengecap email otomatis sebagai spam, karena email resmi tersebut akan dinilai buruk oleh berbagai layanan email.

5. Jangan membuka email yang sama berkali-kali

Anda akan membuang banyak waktu jika membaca email yang sama berkali-kali. Segera tentukan apa yang harus Anda lakukan dengan email tersebut, apakah langsung dibalas, disimpan atau dibuang.